Kulttuuritoimiston kehittäminen

Kulttuuritoimen osalta joissakin kunnissa toteutetut lyhytnäköiset virkojen lakkauttamiset tietenkin näkyvät välittöminä säästöinä, mutta näin tullaan helposti myös tuhonneeksi jo olemassa oleva infrastruktuuri. Ammattitaitoisen hallinnollisen työvoiman irtisanomiset luovat yleistä epävarmuutta ja ruokkivat lamahysteriaa. Saavutetut säästöt menetetään myöhemmin korvaavia rakenteita ja puitteita uudelleen luotaessa. Sen sijaan tuntuu järkevältä pyrkiä säilyttämään ja kehittämään niin olemassa olevia rakenteita kuin käytäntöjäkin.
Lähitulevaisuudessa paineet kunnan tukea kohtaan lisääntyvät, eikä taloudellisen tilanteen voida odottaa - ajoittaisesta optimismista huolimatta - helpottuvan vielä vuosiin, varsinkaan niin että kulttuuritoimeen ulkoa kohdentuvien rahamäärien voitaisiin olettaa luonnostaan kasvavan. Kulttuuritoiminnassakin on kartoitettava ja analysoitava kaikki käytettävissä olevat resurssit, ja mietittävä miten niistä saisi mahdollisimman paljon hyötyä. Pitää kartoittaa käytettävissä olevat tilat ja henkilöt sekä analysoida kulttuuritoiminnoissa harjoitettavat työtavat ja toimintamallit. Menojen karsimiseksi on poistettava päällekkäiset toiminnot ja siirryttävä ajan vaatimusten mukaisesti hallinnoinnista palveluun. Toisaalta kulttuuritoimen kehittäminen täysin ilman investointeja on mahdotonta. Suunnitellut sijoitukset täytyy kohdistaa tehokkaasti ja harkitusti, siten että ne ruokkivat ja rikastavat kunnan elinkeinoelämää ja osaamisen alueita.

Virkistystoimen kierrätys

Kulttuuritilaisuuksien tarjontaa voidaan lisätä pienin kustannuksin paikallisten keskusten ym. tilojen käyttöä tehostamalla (tilainvestoinnit kun usein on jo pääosin kuoletettu), esimerkiksi niin että tuotetaan mahdollisimman monista järjestöissä ja harrastuspiireissä valmistetuista esityksistä paikallisiin tiloihin useamman esityksen kiertueita. Esitykset tietenkin pitää suunnitella sellaisiksi, että tarpeistojen ja muun rekvisiitan kuljettaminen ei vaadi kohtuuttomia ponnistuksia. Kiertueiden järjestäminen vaatii esiintyjien hankinnan lisäksi muitakin organisatorisia valmiuksia, on tunnettava tilojen sopivuus ja saatavuus, huolehdittava esitysten markkinoinnista sekä esiintyjien mahdollisista majoituksista. Tämän kaltainen promoottorin ja tilaisuuksien järjestäjän rooli mielestäni sopisi varsin hyvin kunnallisten toimistorutiinien koulimalle organisaatiolle. Uskoakseni pienellä organisatorisella tuella voitaisiin kasvattaa paikallisten harrastajaesitysten määrää, esimerkiksi kuntalaisten harrastajateatterit tuottavat kuntaan puolen tusinaa ensi-iltaa vuodessa, joiden esitysmäärien lisääminen toisi halvalla lisää tilaisuuksia kuntaan.
Esitysten ja tilaisuuksien järjestämiseen liittyvien toimistorutiinien keskittäminen ja keventäminen hyödyttää pidemmän päälle kaikkia ja tuo aikaa myöten yrityselämän tapaan säästöjä. Ehkäpä selvin kehittämisen tarve on harrastustoiminnan hajanaisuuden ja pirstaleisuuden haittojen poistaminen: samoja pyöriä keksitään uudestaan ja uudestaan. Järjestöjen hallinnollisia toimintoja keskittämällä saataisiin materiaalisia säästöjä - paperi pyrkii synnyttämään lisää paperia - voitaisiin myös kohdistaa harrastajien ponnistelut varsinaiseen toimintaan.
Päätettiinpä tulevaisuuden toimintojen perusstrategioista mitä tahansa on kulttuuritoimenkin tietojen käsittelyä aiheellista kehittää paitsi hallinnon uudistusten mukaan myös materiaali- ja työkulujen säästämiseksi. Kulttuuritoimiston tietojen käsittelyn ensimmäisenä kehittämistoimenpiteenä pitää kartoittaa kunnassa toteutettava kulttuuritoiminta. Vasta tarkkojen ja ajantasaisten tietojen avulla voidaan toiminnan ja tilaisuuksien järjestämistä helpottaa ja tehostaa. Paperimuotoiset rekisterit ja luettelot vanhenevat nopeasti ja niiden käyttö tuottaa lisää tarpeettomia papereita. Pitääkin alkaa mahdollisimman pian suunnitella ja toteuttaa tietokonepohjaisia rekistereitä kulttuurialueen toimintojen resurssien paremmaksi hallitsemiseksi. Jos rekisterien suunnittelun alkuvaiheessa otetaan myös huomioon toiminnan kehittämisen tulevaiset tarpeet, niin voidaan rekistereitä jatkossa käyttää myös suunnittelun apuvälineinä.

Tilojen hallinta

Kunnan alueella toteutettavan kulttuuritoiminnan käytössä olevat tilat voidaan kartoittaa ja saattaa yhdenmukaisen varauskäytännön piiriin, esimerkiksi kulttuuritoimen internet-palvelimen kautta. Tilarekisterin pitää sisältää paitsi kunnan omistamien kiinteistöjen tietoja myös tiedot yksityisten omistamista tiloista. Tilat pitää kirjata mahdollisimman perusteellisesti: nyt käytössä olevien tilojen lisäksi muutkin kulttuurikäyttöön sopivat tilat on saatava kirjatuiksi varausmenettelyineen ja käyttökustannuksineen. Tilarekisteriä suunniteltaessa tavoitteeksi voidaan asettaa kunnallisen esiintymistilojen yleisen tilojen varaus- ja hallintajärjestelmän kehittäminen. Tilojen kartoitus ja varaus voidaan toteuttaa yhdenmukaisten ja keveiden HTML lomakkeiden avulla, jolloin järjestelmä on helppo saattaa myös järjestöjen käyttöön, siten että esimerkiksi modeemilla varustetulla mikrotietokoneella voisi saada esimerkiksi tilojen varaustietoja ja jättää varauspyyntöjä. Rekisterin tulee helpottaa niin esiintymis- kuin koulutustilaisuuksienkin järjestämistä, niin että tulevaisuudessa on mahdollista harrastaa vaikkapa joogaa ja tai-ji:tä jonkin kunnan omistuksessa olevassa tilassa. Joustava ja helppo tilanvaraus helpottaa niin ikään erityisten tilaisuuksien järjestämistä lyhyelläkin varoitusajalla.
Kulttuuritoimesta tulisi kehittää esiintymistilaisuuksien järjestämistä ja tuottamista tukevaa organisaatiota, niin että aktiiviset harrastajat pääsisivät itse vaikuttamaan ohjelmien sisältöön. Parhaiten tämä järjestyy kartoittamalla kunnassa jo olemassa olevien tilojen kulttuuri- ym. käyttö niin, että vaikkapa lausunta- ja bluesiltaa järjestävän yhdistyksen puheenjohtaja voisi soittaa esimerkiksi kulttuuritoimistoon ja saada tietoja yhdistyksensä suunnittelemalle tilaisuudelle sopivista paikoista ja ajoista. Kulttuuritoimisto neuvottelisi esiintymisten järjestämisestä muiden bluesista tai lausunnasta kiinnostuneiden järjestöjen kanssa. Näin voidaan tuottaa paikallisten tai ulkopuolisten esiintyjien 'minikiertueita' ja pienentää katsojakohtaisia kuluja. Rekisteriä kaivataan etenkin kunnassa kulttuuritoimintaa harjoittavista järjestöistä. Paperimuotoinen osoitteisto on nykyisellään vanhentunut ja korjausmerkintöjen johdosta epäselvä. Jos rekisteriin kirjataan riittävästi tietoja järjestöjen toimintakertomuksista ja -suunnitelmista, niin saadaan rekisteristä osoitteiston lisäksi laajempaa suunnittelun tukea. Tässä yhteydessä voidaan esimerkiksi koulutuksen avulla pyrkiä yhdenmukaistaa eri järjestöjen tuottamat toimintakertomukset ja -suunnitelmat. Yhtenäisten käytäntöjen luominen palvelisi pidemmän päälle mm. apurahasanomusten laatimista.
Rekisterien perustamisen lähtökohtana pitää olla toiminnan kartoituksen lisäksi toiminnan rikastuttaminen kiertueita järjestämällä, niin että kaikki kunnassa tai kuntaan tuotetut esitykset pyrittäisiin monistamaan mahdollisimman tehokkaasti. Kulttuurilautakunnan promoottorin roolin laajempi kehittäminen edellyttää kunnan ulkopuolisten esiintyjien tuottamista kuntaan. Ulkopuoliset ja kaupalliset ohjelmaa tarjoavat organisaatiot ja yritykset pitäisi niin ikään kirjata tietokannaksi. Näin kulttuuritoimisto olisi valmis vastaamaan myös järjestäjien muotoa 'mistähän saisi sellaisen ja sellaisen esiintyjän tähän järjestämääni tilaisuuteen' -tyyppisiin kysymyksiin.
Itse tilojen ylläpitoon ja hoitoon voitaisiin soveltaa isännöintimenettelyä: määritellään ne edut ja velvoitteet jotka kuuluvat yhteisen tilan isännöintiin, isännyys annettaisiin aina jollekin tilaa pääasiallisena 'tukikohtanaan' pitävälle yhdistykselle. Lasten kasvatuksesta tuttu 'vastuun lisäämisen' periaate saattaisi parhaassa tapauksessa tuottaa talkootoimintaan kasvanutta ympäristöstään vastuuntuntoista ja yhteistyökykyistä nuorisoa. Tilojen huoltoon ja ylläpitoon voitaisiin rohkaista myös muunlaisin palkkioin - rankaisuna voitaisiin vastaavasti käyttää isännyyden menetystä. Kulttuuritoimen tulee helpottaa paitsi kulttuurin omaehtoista harrastamista myös moninaisten julkisten tilaisuuksien järjestämistä. Tavoitteeksi voidaan asettaa yhdistyksille tarjottavan julkisen tuen luonnetta suoranaisesta rahallisesta avusta järjestöjen toiminnallisten ja materiaalisten edellytysten turvaamiseen. Järjestöt toteuttavat itse tapahtumat ja kunta tarjoaa tilat ja organisoimisavun. Järjestöjen ja yhdistysten kautta kuntalaiset voivat toiminnallaan vaikuttaa tapahtumien sisältöihin. Pidemmän päälle korvattaisiin ainakin osaksi avustusteitse liikuteltavan rahan niukkuus omaehtoiseen ja osallistuvaan toimintaan kuuluvalla talkoohengellä.

Rahoitusjärjestelyiden kehittäminen

Toinen varsin merkittävä tukitoimi on kunnan alueella toimivien järjestöjen rahoitusjärjestelyjen helpottaminen. Tämä onnistuu luontevimmin tarjoamalla yhdistyksille apurahakonsultointia. Jos kulttuuritoimisto pyrkii kartoittamaan ja luomaan suhteita apurahalähteisiin, niin kunnassa toimivat yhdistykset voivat saada opastusta paitsi tarjolla oleviin apurahalähteisiin myös itse hakemismenettelyihin - kulttuuritoimisto itsessään tarjoaa valmiit organisatoriset puitteet. Tällä tavoin voidaan ajatella kulttuuritoimen myös tuovan selvää rahaa kuntaan. Niin ikään vastaavan laatuinen 'mesenaatti-' tai apurahakonsultointi voidaan edelleen laajentaa myös kuntalaisiin yksittäisiin taiteenharjoittajiin. Kulttuuria tukevat kunnan ulkopuoliset avustus- ja rahoituslähteet on rekisteröitävä. Tietokannan tulee sisältää tiedot apuraha- ja sponsorilähteistä ja mielellään myös mahdollisten tarkoitukseen laadittujen hakulomakkeitten mallit ja hakemusten laatimisohjeet. Järjestöjen toimihenkilöille voitaisiin järjestää kursseja toimintansa suunnittelussa ja apurahojen hakemisessa. Rahoituslähteitä pitääkin pyrkiä etsimään perinteisten avustus- ym. kanavien ulkopuolelta. Eräänä ratkaisuna on nähty yritysten sponsorointituki - sitä tuntuu edelleen olevan, vaikka yritykset ovat oppineet vaatimaan tuelleen selkeämpää katetta. Yrityksien sponsorituen houkutteleminen edellyttää paitsi henkilökohtaisia suhteita yrityselämään, usein myös tuettavan toiminnan selkeää markkinointihenkisyyttä. Erilaiset tekniset kokeilut ja niistä saatavat referenssit kiinnostavat joitakin suurempia yrityksiä, niin että raskaidenkin teknisten laitteistojen tilapäinen käyttö on mahdollista kohtuukustannuksin. Internetin kautta tarjottava näkyvyys tietoverkossa houkutellee joitakin yrityksiä.
Yleisesti ottaen suoran ulkopuolisen rahoituksen supistuessa pitäisi kehittää uusia (ja vanhoja) rahoitustapoja. Järjestöt ja niitten jäsenet voitaisiin totuttaa takaisin keräys- ja talkoomuotoiseen varainhankintaan esimerkiksi laitteistohankinnoissa voitaisiin palata vanhaan paperin, lumpun ja lasinkeräyksen aikaan - näin voitaisiin elvyttää myös ympäristöä suojaavia harrastuksia.
Pieniä pääsymaksuja voitaisiin periä esimerkiksi esiintyjien palkkioiden katteeksi. Jos pitäydytään hinnoittelussa vain esiintymispalkkioihin, ei pääsylippuja rasiteta kiintein kustannuksin, eivätkä lippujen hinnat pääse ryöstäytymään kohtuuttomiksi. Pääsymaksut saattaisivat parhaimmillaan edelleen nostaa tarjottujen palveluitten yleistä arvostusta.

Yhdistysten hallinnointi

Harrastajan näkökulmasta voisi ehdottomimmin vaatia, että kulttuuritoimiston pitää yhdistyksen niin halutessa tuottaa sille kaikki sen toiminnan edellyttämien aineellisten puitteiden lisäksi myös hallinnolliset puitteet. Näin vapautettaisiin voimia tarkoitukselliseen toimintaan, eikä yhdistysten toiminta voisi kokonaan luisua yhdistyksen 'kahden aktiivisimman' harteille. Jos pidetään tarkka huoli julkisen palvelun tasapuolisuudesta ja moniarvoisuudesta, kulttuuripoliittisen keskustelun polttopisteeseen voidaan ottaa se, mitä sisältöjä halutaan tukea. Tällä tavoin voidaan ohjailla ja rikastaa kunnan yleistä kulttuuritarjontaa.
Hallinnollinen toiminta on lähes kokonaan erityyppistä tiedon keruuta, tallentamista ja muokkaamista. Tästä kokonaisuudesta valtaosa on käsiteltävissä tietokoneiden avulla, ja automatisoinnin yhteydessä voidaan pyrkiä työntekijöiden kokemusten, suhteiden ja omien harrastusten hyödyntämiseen toimenkuvia monipuolistamalla. Kaikin tavoin pitää myös hallinnossa luoda tilaa ja edellytyksiä julkista toimintaa tuottaville rönsyileville ruohonjuuritason harrastusmuodoille. Ne yhdistysaktiivit, jotka harrastavat koska haluavat organisoida, voisivat tehdä sitä kulttuuritoimiston suojeluksessa. Yhdistysten rekisteriin kirjattuja toiminnan kuvauksia voitaisiin edelleen käyttää selvitettäessä kiinnostusta ja tarpeita edellä esitetyn kunnallisen kulttuurijulkaisun perustamiseen. Järjestörekisteriä voidaan käyttää niin ikään edellä kuvatun tilojen isännöintikäytännön periaatteiden ja sääntöjen laadinnassa. Isännöivältä järjestöltä voidaan edellyttää tiettyä jäsenmäärää tai tiettyä toiminnan säännöllisyyttä.
Summa summarum: edellä esitetyt toimenpiteet on ajateltu toteutettaviksi jo vakiintuneiden toimintamuotojen lisäksi ja ohessa. Elinkelpoisten tapahtumien ja tempausten vakiinnuttamiseen jokavuotisiksi tulee pyrkiä. Minikiertuejärjestelmää on koko ajan kehitettävä niin että tarjotaan lisää esiintymistilaisuuksia myös bändeille ja teatteriryhmille. Järjestelyn soveltaminen esimerkiksi lausunta- ja kirjallisuusiltoihin elävöittäisi mahdollisesti nyt niin vaillinaista harrastusta.

TakaisinSisältö Seuraava