Hypermediaprojektin kulujen hallinta

Heikki Salo

Armonkallion ATK ja estetiikka
P.O.Box 853
33101 Tampere
hes@cs.uta.fi

Julkaistu 1994 Kai Ekholmin Tee hypermediaa -kansiossa (ss 82-90, Suomen ATK-kustannus)

Sisältö
Johdannoksi
Esimerkki
Hyperbudjetti
Mediamatriisi
Kustannuslaskelma
Varainkäytön suunnittelu
Yleinen budjettimalli

Johdannoksi

Hypermediadokumentti on assosiatiivisesti yhdistetty tiedon tallennusmuoto, joka voi sisältää tietoa teksti, ääni, kuva, video tai jopa simuloidussa muodossa. Hypermediadokumentin lukeminen ja toteuttaminen edellyttää jonkinlaista graafista tietoneperustaista laitteistoa. Hypermediaprojekti on aika-, henkilö-, laite- ja raharesursseiltaan rajattu sovitunsisältöisen hypermediadokumentin valmistamiseen sitoutunut toiminto.

Tuotannon tulos voi olla yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettu multimediatietokanta tai julkiseen levitykseen tulevista optinen (tms.) vuorovaikutteinen tallenne. Tuotannon sisäisiä kustannuksia pitää aina tarkastella suhteessa emoyrityksen varainkäyttöön, olipa sitten kyse hypermediaan erikoistuneesta yrityksestä tai jonkin suuryrityksen tietojenkäsittelyosastosta. Projektin lopullisen tuotteen laatua voidaan parantaa, kun varattuja resursseja, mm. pääomaa, voidaan joustavasti kohdentaa eri painopistealueille projektin aikana.

Esimerkki

Toteutamme yrityksen Oy Ab sisäiseen käyttöön vuorovaikutteisen perehdytyskoulutus-paketin hypermedialla. Esitutkimuksen myötä todetaan Oy Ab:n jo olemassa oleviin suunnittelun, markkinoinnin ja dokumentoinnin tarpeisiin tuotettavan audiovisuaalista materiaalia, joka sellaisenaan tai vain pienin muutoksin olisi käytettävissä projektin lopputuotteessa. AV-materiaalin nykyiset talletus- ja tuotantokäytännöt eivät vain sellaisinaan riittävästi tue hypermedian hyväksikäyttöä. Oy Ab:n tapauksessa yrityksen sisäisten informaatio- ja tietojärjestelmien uudelleenorganisointi keventäisi kustannuksia materiaalin hankinnan sekä toteutuksen ja ohjelmoinnin osalta ja kehittäisi yrityksen sisäisen tietovarannon hyväksikäyttöä jatkossa. Toisin sanoen projektin resurssien käyttö jopa rajauksen ulkopuolelle jääneisiin kohteisiin voi osoittautua taloudellisemmaksi kuin sokea pitäytyminen sovittuihin määritteilyihin. Riittävästi perusteltuna kokonaisvaltaista näkökulmaa voidaan käyttää myös projektin lisäresurssoinnista neuvoteltaessa.

Vastaavaa kokonaisvaltaista tietojenkäsittelyn kehittämisen strategiaa kannattaa soveltaa niin projektiin hankittavan materiaalin, laitehankintojen kuin toteutuksen hallintaankin. Yrityksen ja projektin tarpeisiin nähden oikein ajoitetut laite- ja ohjelmistohankinnat saattavat pienentää työkustannuksia ja säästää sosiaalisia suhteita ratkaisevasti. Vastaavasti oikein sijoitettu työpanos karsii hankintoja ja optimoi laitteiden käyttöä.

Mikäli yrityksen toimintatarkoitus on juuri hypermedianimikkeitten tuottaminen, pitäisi ainakin ensimmäisiä projekteja läpivietäessä pyrkiä kehittämään työmetodeja ja työvälineitä: ohjelmia, laitteita ja sovellusrunkoja ym. niiden uudelleenkäyttöä silmälläpitäen. Hypermediaa pitäisi aina tarkastella sovelluksena, jossa toteutetaan joko käyttöliittymä monimuotoista aineistoa sisältäviin tietokantoihin tai tuotetaan itseellinen monimuototietokanta. Hypermediaa on joskus luonnehdittu kaikkena joka liittyy kaikkeen - samalla periaatteella hypertuotannon työkaluilta voidaan edellyttää joustavaa keskinäistä liitettävyyttä. Taloushallinnollisten tietokantojen tulisi pystyä kommunikoimaan myös tuotannon (aikataulut, sopimukset jne.) ja toteutuksen (käsikirjoitus yms. suunnittelu) tietokantojen kanssa.

Hyperbudjetti

Hypermediatuotanto voidaan jakaa kustannusryhmiin, joiden keskinäiset suhteet voidaan esittää alla olevan kaavion mukaisesti. Projektin kustannuksia pitäisi voida liikutella joustavasti ryhmien välillä - kuin pyrkisi säätämään puutarhapöydän jalkoja epätasaisen maanpinnan mukaan.

Kuva 1: Hypermediatuotannon osatehtävät ja niiden riippuvuudet

Joustava budjetointi asettaa kuitenkin erityisen haasteen kulujen seurannalle, joten projektin taloushallinnan pohjana olevan budjettitietokannan tulee olla riittävän laaja ja joustava. Projektin seurannassa ja hallinnassa ovat tarpeen muodoltaan ja sisällöltään eri tyyppiset raportit, niitä tarvitaan projektin resurssien ja työrauhan turvaamiseen sekä nimikkeen ilmiasun kompromisseista päätettäessä. Projektin ja yrityksen johdon näkökulmasta projektin prosessin ylläpito ja hallinta edellyttävät liki reaaliaikaista seurantaa. Parhaassa parhaista maailmoista käsikirjoituksen, toteutuksen ja aikataulujen muutosten kustannusvaikutuksia voitaisiin simuloida seurantakokouksissa budjettitietokantaan liitettävien grafiikka-generaattorien avulla; päätökset heijastuisivat budjetin seurantalomakkeisiin kuten reskontrakin (maksetut kustannukset). Tietokannan pitäisi myös voida käsitellä projektin oheisena sen sisällöistä syntyvää palkkiotuloa (koulutus ja konsultointi).
Olen alla luonnostellut hypermediatuotantojen perustaksi sopivaa excel-tietokantamallia (runkoa), jonka pitäisi tyydyttää laajojenkin hypermediaprojektien taloushallinnan tarpeet. Tietokanta on jaettu neljään osioon: 1) Mediamatriisi, jonka tarkoituksena on helpottaa nimikkeen osittamista, paitsi käytettävien tietomuotojen (teksti, kuva, ääni, video ym.) myös nimikkeen sisäisen jaksotuksen (luvut, kappaleet, kohtaukset tms.) mukaan. 2) Kustannuslaskelma, jonka avulla hallitaan käytettävien henkilö-, kalusto-, ohjelma- ym. resurssien kustannuksia. Kustannuslaskelmaan kirjataan palkka-, vuokra- ja hankintakustannusten lisäksi mahdolliset lisenssit. 3) Varainkäytön seurantalomake, jonka tarkoitus on koota ja ryhmitellä projektin kustannukset yrityksen tilikarttaan siirrettäviksi ja jakaa ne paitsi yrityksen tilikausille myös projektin keston ajalle. 4) Hypermediatuotannon yleinen budjettimalli, joka toimii erilaisten varainhankintaponnistelujen tukena (apurahat yms.)

Mediamatriisi

Mediamatriisin täyttö edellyttää nimikkeen osittamista rakenteen ja tallennemuotojen suhteen. Käytännössä tämä tarkoittaa karkeata käsikirjoitusluonnosta. Rakenteellisesti projektin tuote voidaan jakaa draamallisiin, sisällöllisiin, pedagogisiin tms. osakokonaisuuksiin. Varsinaisessa mediamatriisissa osakokonaisuuksia on kutsuttu jaksoiksi ja niitä edustavat rivit.

Kuva 2: Mediamatriisin riveille ositetaan nimike sisällöllisiksi kokonaisuuksiksi ('kohtauksiksi')
Vastuuhenkilöt pitäisi voida kiinnittää tarpeen mukaan joko jaksoihin tai tallennemuotoihin, kuten kuvan esimerkissä. Sarakkeisiin tallennetaan nimike pilkottuna ilmiasun mukaisiin komponentteihin: teksti, ääni, kuva2D, kuva3D, animaatio, video ja simulaatio.

Kuva 3: Mediamatriisin sarakkeisiin kuvataan kaikki nimikkeen sisältämät tietotyypit

Kustannusten näkökulmasta on järkevää pyrkiä mittaamaan komponentit luontevin yksiköin, joista pitäisi voida hahmottaa paitsi kustannus (työ, hinta) myös puitteille (muistitila, käsittelyteho, ohjelmistovaatimukset) asetettavat edellytykset, niillä kun on ikävä tapa tuottaa yllätyksellisiä kustannuksia. Videon osalta pitäisi löytää jokin suure, joka ilmaisisi jotain laitevaatimuksista, siis kuvakoosta ja toistotaajuudesta (esim. PAL, NTSC, HDTV ?), kestosta taas voidaan arvioida alkuperäismateriaalin kustannukset. Grafiikkaa ja kuvaa kannattaa käsitellä tyypiltään hajanaisina kustannuserinä, tiedostotyyppien muunnokset vaativat aikaa ja vaivaa. Kuvamateriaalin ja grafiikan tuotannot eroavat resurssivaatimuksiltaan, niinpä ne on syytä kirjata erillisinä komponentteina. Teksti on järkevää ryhmitellä leipätekstiin ja tukitekstiin (sidebar): leipäteksti kattaa artikkelit, dialogin, tuotteen varsinaisen tekstimassan; tukitekstillä tarkoitan lähinnä opasteita, aputiedostoja, kehotteita ja virheilmoituksia. Leipätekstiä voidaan tilata sivumitalla ja tukitekstiä riveittäin tai sopimuksen mukaan. Esimerkkinä tukitekstistä Yritys Oy Ab:n tapaus: perehdytyspaketin opasteet, varoitukset ja virheilmoitukset päätetään toteuttaa oppaalla. Oppaaksi videoidaan Oy Ab:n PR-päällikköä, jolle pitäisi kirjoittaa eri tilanteisiin sopivat vuorosanat. Vuorosanoilla ei ole suoraan ottaen tekemistä tuotteen sisällön eikä päällikön tehtävien kanssa, mutta niiden pitää neuvoa käyttäjää kaikissa mahdollisissa ja mahdottomissa tilanteissa ja luoda halutun kaltainen kuva PR-päälliköstä.
Animaatiot voidaan erotella tuotantokustannuksiltaan ja resurssoinniltaan keston ja halutun tallennusmuodon (tiedostotyypin) mukaisesti. Mielekästä olisi kehittää erillinen minibudjettilomake, joka soveltuisi video, audio, animaatio ja simulaatio -tuotantojen hallintaan omina aliprojekteinaan. 3D -mallien kustannukset edellytysten ja hankintojen suhteen käyvät ilmi parhaiten mallien tiedostotyypeistä ja objektien lukumääristä, edellä mainittu minibudjettilomake saattaisi olla käyttökelpoinen.
Seuraavan taulukon tarkoituksena on tulkita edellinen jäsennys kustannuseriksi.

Kuva 4: Nimikkeen kustannukset

Taulukko tulkitsee sisällön kustannuksiksi: näin voidaan havainnoida ilmiasuun kohdistuvien esteettisten ratkaisuiden kustannuksia. Rivi- ja sarakeotsikot ovat samat kuin edellisessä taulukossa, mutta vertaillaan arvioituja ja toteutuneita kustannuksia. Kustannuksista tehdään lopulta seurantaa varten yhteenvedot.

Kuva 5: Kustannuslaskenta ja -seuranta

Ylläolevat keinotekoiset luvut osoittavat, että INTRO -jaksossa on videolle (kuva 4) varattu 23 markkaa, mutta muita (kuva 5) arvioimattomia (esim. tuotanto) kustannuksia on jo ollut 1 markkaa, kokonaisuudessaan budjetti on voitolla, mutta arvioita on syytä muuttaa seuraavassa seurantapalaverissa.

Kustannuslaskelma

Kuva 6: Työkustannukset

Kustannuslaskelman tarkoitus on toimia perustietokantana erilaisten työ-, laite-, ohjelma- ja tukipalveluiden kustannusten ja saatavuuden laskennassa. Tietokantaan tulee kirjata projektin kannalta tärkeät hinnoittelu- ja saatavuustiedot (toimittaja, toimitusaika jne.). Hinnat voidaan ryhmitellä investointeihin, juokseviin kustannuksiin sekä provisioihin.

Kuva 7: Hankinnat ja vuokrat

Työvälineiden hankinnan suhteen on syytä antaa niille prioriteetti/tarve kertoimia. Edellisessä kuvassa laskentakeskuksen CRAYn vuokraamista kitkamallin simulointiin ei ole pidetty välttämättömänä ja Photoshop-ohjelma on valittu kuvien yleiskäsittelyvälineeksi. Budjetissa on lopulta ollut väljyyttä ja CRAY:lla on voitu laskea raskaita simulaatioita. Laskenta osoittautui oletettua nopeammaksi ja budjettiin on kertynyt säästöä. Photoshopin osto ei näy taulukossa (kuva 6), koskapa projektin johtoryhmä päätti hankkia yritykseen paikkalisenssin eikä hankinta rasittanut projektin budjettia.

Kuva 8: Kustannukset sijoitettuna aikaan

Taulukon sarakkeet on jäsennelty seuraavasti: kalenteriaika sitoo projektin ajan joko fyysiseen aikaan tai haluttaessa yrityksen tilikauteen; aikataulu edustaa projektin sisäistä jaotusta kontrolliväleihin; varsinainen taulukko on muodostettu riveistä jotka sisältävät tiedot resurssitarpeista jaettuna projektiin käytettävälle ajalle. Arvio ja toteutuma tulee ilmaista ko. resurssin käytön hinnoittelun perusyksikkönä, pv, tunti, CPUsekuntti tms.
Erilaisten henkilö- (KK) ja laiteresurssien (CRAY) saatavuus ei aina ole ainoastaan projektin päätettävissä. Onkin järkevää ennakoida kustannusten jakautumista ulkopuolisten järjestelmien - kuten yrityksen tilikaudet ja verottaja - suhteen kirjaamalla suunnittelun pohjaksi arviot ja seurannan tarpeisiin toteutumat. Taulukkoa on kohtuullisen helppo kehittää edelleen niin että arviot ja seuranta voidaan tehdä neljännesvuosittain, kuukausittain tai vaikka päivän tarkkuudella.
Provisiot ja lisenssit tulee myös liittää kustannusseurantaan, esimerkkinä Extended Book Toolkit:in käyttö, joka edellyttää provision maksamista ympäristön kustantajalle (kuva 8). Huomautettakoon tässä, että projekti voi itsekin saada tuloja oman työnsä tuloksia lisenssoimalla.

Varainkäytön suunnittelu

Tämä tietokanta on tarkoitettu jalostamaan hypermediatuotannon näkökulmasta kerätty ja hallittu tieto sellaiseen muotoon, että se soveltuu projektin puiteyrityksen tilikarttoihin ja seurantaryhmän päätöksentekoon. Taulukon sarakkeet ryhmitellään tilikausien projektin keston suhteen arvioihin ja toteutumiin. Sarakejaottelu tulisi sovittaa toteuttavan yrityksen tilikarttoihin, kuvassa vain karkea luonnos (kuva 9). Varainkäyttösuunnitelmaa kannattaisi vahvistaa rahoituslähteet sisältävällä tietokannalla, periaatteella: mistä, paljonko, koska, millä sitoumuksella.

Kuva 9: Kulujen kohdentuminen kustannusalueittain tuotteen elinkaarelle

Yleinen budjettimalli

Lopuksi esitän hankkeen alkuvaiheissa tärkeimmältä tuntuvan taloushallinnollisen dokumentin, budjetin (kuva 10). Budjetti on selvitettävä ennen projektin käynnistämispäätöstä ja antaa hankkeen valmistelijoille käsityksen hankkeen kustannuksia aiheuttavista osatoiminnoista. Lomakkeen täyttö tapahtuu seuraavasti: Synopsiksen tai muun käsikirjoitusluonnoksen pohjalta täytetään mediamatriisi ja laaditaan hinta-arviot kustannuslaskelman tietokantoihin. Mediamatriisin ja tietokannan tiedot voidaan helposti poimia ja jalostaa excel-lomakepohjalle.

Kuva 10: Tuotantobudjetin koontilomake

Budjetti pitää ymmärtää vain erääksi tulosteeksi (raportti) taulukkolaskintietokantojen tiedoista. Budjettitulosteiden pitää palvella paitsi tukiryhmän ja projektin asettajan päätöksentekoa, myös havainnollistaa ja helpottaa työryhmän sisäistä kakun jakoa. Erilaisia budjettilomakkeita tulisikin yritys, ja jopa projektikohtaisesti kehittää. Lomakepohjien kuvaukset ja käyttöliittymä muodostavat budjettitietokannan.
Tämän esityksen tarkoituksena ei ole tyhjentävästi kartoittaa hypermediatuotantojen talouden hallintaa, vaan pikemminkin tarjota joitain suuntaviivoja monimutkaisuudessaan elokuvatuotannolle pahimmillaan vertaa vetävän monimutkaisen tuotantoprosessin kukkaronvartijaksi joutuneelle.
Lopuksi - kaikessa pitää muistaa vanha sanonta 'työ tekijäänsä neuvoo', joten edellä esitetynkin tulee jalostua sovellettaessa.